Jak wybrać odpowiednią lokalizację na event firmowy?

Organizacja wydarzenia firmowego zaczyna się zwykle od jednego, pozornie prostego pytania: jak wybrać odpowiednią lokalizację na event? Ta decyzja, wbrew pozorom, determinuje cały kształt wydarzenia. Dobra przestrzeń potrafi nadać mu charakter i naturalną energię, złą natomiast trudno „uratować” nawet najlepszym scenariuszem.

Nic dziwnego, że właściciele firm i działy HR bardzo ostrożnie podchodzą do tego etapu organizacji eventów firmowych. Lokalizacja musi pasować do formatu, liczby uczestników, pory roku i celu spotkania. Inaczej wybiera się miejsce na warsztat strategiczny, inaczej na galę z oprawą sceniczną, a jeszcze inaczej na luźniejsze imprezy outdoorowe. Oto, na co zwrócić uwagę i kiedy korzystać z profesjonalnego wsparcia.

Jak wybrać odpowiednią lokalizację na event firmowy?

Pierwszym krokiem jest odpowiedź na pytanie, po co organizujesz event. To banalne, ale właśnie od tego zależy, jak wybrać odpowiednią lokalizację na event – inne miejsce sprawdzi się podczas integracji, a zupełnie inne przy premierze produktu czy gali dla kontrahentów. Jeśli planujesz organizację imprez firmowych o charakterze szkoleniowym lub strategicznym, dobrze sprawdzą się kameralne przestrzenie z możliwością ustawienia stołów konferencyjnych, ze sprzętem multimedialnym i wydzielonymi strefami pracy.

W przypadku eventów bardziej rozrywkowych ważne jest otoczenie – czy ma być elegancko, industrialnie, blisko natury, czy może z widokiem na panoramę miasta? Jeżeli na horyzoncie pojawiają się imprezy outdoorowe, warto rozważyć miejsca z dobrą infrastrukturą: dostępem do sanitariatów, zapleczem technicznym i możliwością montażu sceny lub namiotów.

Weź pod uwagę liczbę gości i logistykę

Nawet najpiękniejsza lokalizacja nie spełni swojej funkcji, jeśli nie pomieści uczestników albo dojazd do niej będzie utrudniony. Dlatego w organizacji eventów firmowych zawsze zaczyna się od liczb: ilu pracowników weźmie udział, ilu partnerów planujesz zaprosić, czy potrzebujesz wydzielonej sceny, bufetu, stref warsztatowych lub garderoby dla artystów.

Przy większych wydarzeniach ważne są też parkingi i dojazd komunikacją miejską. Jeśli planujesz imprezy outdoorowe, sprawdź ukształtowanie terenu, możliwość podłączenia sprzętu oraz warunki bezpieczeństwa. Z kolei przy eventach w środku miasta warto przewidzieć, czy w pobliżu znajdują się hotele.

Organizacja imprez firmowych a infrastruktura i możliwości techniczne

Nawet najlepszy scenariusz eventu może nie zadziałać, jeśli przestrzeń nie udźwignie techniki. Dlatego tak ważne jest, aby przy podejmowaniu decyzji, jak wybrać odpowiednią lokalizację na event, sprawdzić dostępność nagłośnienia, oświetlenia, sceny i możliwości montażowych.

W przypadku rozbudowanych konferencji lub gal upewnij się, że na miejscu istnieje możliwość prób technicznych, dodatkowego oświetlenia albo rozstawienia stoisk partnerskich. Przy imprezach outdoorowych potrzebny jest dostęp do energii i zabezpieczenie terenu przed deszczem.

Kiedy warto skorzystać z pomocy agencji eventowej?

Właściciele firm i działy HR często mają własną wizję wydarzenia, ale brakuje im czasu na sprawdzanie dziesiątek lokalizacji, analizę techniczną i porównywanie ofert. W takich sytuacjach profesjonalna agencja jest ogromnym wsparciem. Zespół, który zajmuje się organizacją eventów firmowych na co dzień, wie, które miejsca sprawdzają się przy konkretnym typie wydarzenia, gdzie występują ograniczenia techniczne, a gdzie można liczyć na idealne warunki do integracji.

Skontaktuj się z Millenium Events – pomożemy Ci zaplanować wydarzenie od A do Z i dopasujemy lokalizację tak, aby Twoja firma osiągnęła dokładnie taki efekt, na jakim Ci zależy.